Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Taipalsaaren Kisa ry 1031502-2
Kellomäentie 3
54920 TAIPALSAARI
 

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Jari Korppas, puheenjohtaja

Taipalsaaren Kisa ry 
Kellomäentie 3
54920 TAIPALSAARI
pj (at) taipalsaarenkisa.fi
040 550 6584

Rekisterin nimi

Taipalsaaren Kisa ry jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö

Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

Henkilöjäsenet:

• yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• alaikäisen jäsenen osalta:
  • tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• valokuva
• joukkuejaotteluun liittyvät tiedot, kuten syntymävuosi ja sukupuoli
• tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot.

Toimihenkilöt:

• toimihenkilön nimi sekä kotipaikka
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• laskuihin liittyvät tiedot
• valokuva
• tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
• muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
• palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjät ja yhteyshenkilöt:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla,
• rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä
• lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä.

Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa seuralle.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. 

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään korkeintaan 12 kuukautta siitä, kun toimihenkilön tehtävä ja jäsenyys seurassa on päättynyt.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta siitä, kun jäsenyys seurassa on päättynyt.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. 

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät

Seuran toimihenkilöt, joiden tehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja heidän kanssaan on tehty erillinen salassapito- ja tietojenkäsittelysitoumus.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle (esim. tilitoimisto), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan lajijärjestöjen (Palloliitto, Salibandyliitto, SUL) urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään liittojen ylläpitämissä Pelipaikka- ja Suomisport-rekistereissä. Lisätietoja lajiliittojen tietosuojasta löytyy lajiliittojen www-sivuilta.

Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Jari Korppas, puheenjohtaja

Taipalsaaren Kisa ry

040 550 6584, 54920 TAIPALSAARI

pj (at) taipalsaarenkisa.fi

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.